ENTREVISTA DIRECTORA DE COMPRAS

TRABAJO FINAL DE COMPRAS

EMPRESA COLPISA S.A

1.    ¿Cuáles son los principales objetivos de la empresa respecto a la Gestión de Compras?

Objetivo General:

Comprar productos de acuerdo a las necesidades y especificaciones técnicas requeridas por la organización.

- Objetivo de Calidad:

- Objetivo de Compra y Negociación.

- Objetivo para el Cumplimiento de los Proveedores.

- Objetivo en Nivel de los Inventarios.

2.    ¿Cuántas personas intervienen en todo el proceso de Compras de la empresa y de qué forma actúan en dicho proceso?

En total son 6 personas las encargadas de compras y comercio exterior. Tres de ellas se dedican a comprar, buscar y negociar los materiales requeridos. En el proceso unas son las encargadas de las compras nacionales y otras de las compras internacionales; además de ellas hay otras encargadas de la logística internacional.

3.    ¿Dónde y cómo se compran los productos que requiere la compañía para su normal funcionamiento?

Los productos que requiere la compañía se compran en todo el mundo. Por transferencia de Tecnología con una alianza tecnológica que se tiene con una empresa de pinturas llamada Pepe G y Masillas Eftec. Las compras se realizan en países como Estados Unidos, México, Brasil, Argentina, etc.

Los productos se compran de acuerdo al área de planeación con base en las necesidades de ventas y en los inventarios lo cual genera un plan de abastecimiento mensual. Para este plan se tiene en cuenta información importante:

Ø  Lead Time: Es la orden del proveedor hasta la Empresa Colpisa.

Ø  Stop de Seguridad: Es el inventario que se tiene para atender alguna eventualidad, problemas logísticos o una demanda extra de los clientes y los valores mínimos de compra.

Con base en el listado de proveedores aprobados se contrata el proveedor y se envía la orden de compra.

Cuando son productos del exterior se busca para consolidar carga y hacer que el costo no afecte el costo del producto en Colpisa.

Como requisitos el listado de proveedores debe tener certificación ISO.

4.    ¿Existen hojas de vida de las características del producto o servicio con las que ustedes trabajan? Evidenciar 2.

Al manejar productos químicos, la información técnica debe cumplirse siempre. De todos los productos se maneja fichas técnicas, hojas de seguridad donde están las características del producto que se compra y que el proveedor siempre tiene que garantizar.

5.    ¿Qué sistema de compras se utiliza en la Compañía? Por ejemplo compras sin Stock, con Stock, ¿son centralizadas, descentralizadas? Explique

Las compras de Colpisa son centralizadas, es decir, todas las compras las realiza el área de compras ya sean materia prima, insumos, material de cafetería, equipos, repuestos.

Se tienen varios sistemas de acuerdo al producto y estos se compran teniendo en cuenta inventarios de seguridad (todo lo relacionado con la producción de la planta). Los otros productos requeridos se compran bajo pedido (estos no tienen inventarios se compran cada vez que se necesiten).

6.    En la gestión de compras es necesario tener en cuenta algunos aspectos para realizar una buena compra. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos?

Aspectos que se requieren para realizar una buena compra:

Ø  Proveedores confiables que puedan garantizar la calidad y las especificaciones que Colpisa necesita.

Ø  Que los proveedores sean cumplidos.

Ø  Que los precios, plazos de pago y las condiciones comerciales sean adecuadas.

Ø  Que exista un buen servicio, asistencia técnica y posventa para el producto que se compra.

Ø  Que exista garantía y que el proveedor la cumpla.

7.    ¿Se realiza investigación y búsqueda de proveedores? ¿Cómo se realiza esta investigación y búsqueda?

Esta búsqueda se realiza mediante alianzas tecnológicas con las multinacionales (Pepe G y Eftec) muchos proveedores son recomendados por ellos y son proveedores que están por fuera de Colombia. Sin embargo antes de empezar con un nuevo proveedor se solicitan muestras para asegurarse que estos cumplan.

A los proveedores nacionales la búsqueda se hace a través de páginas de internet y visitas en ferias. Para validar que si sean proveedores confiables para la empresa se hacen visitas a las plantas y auditorias (también se solicitan muestras y se validan antes de ser utilizadas en la producción). Requisito fundamental ser certificado ISO.

8.    ¿Efectúan en alguna ocasión algún tipo de test de productos con el fin de conocer sus características? Si no lo hacen preguntar por qué no lo hacen.

Si, antes de pedir una materia prima y material de empaque e insumo se solicita muestra y se validan sus características. Adicionalmente cada vez que se compra un material, se evalúan las características técnicas para aprobar o no su uso (siempre se realizan pruebas de laboratorio).

9.    ¿Ustedes almacenan la mercancía? ¿Cómo funciona este almacenaje? ¿Qué tecnología utilizan para esto? (Servicios de apoyo: montacargas, estantería, etc.)

Si, el almacenaje funciona por tipo de productos:

Ø  Almacenamiento Materia Prima: Se encuentra distribuido por tipo de materia prima.

Ø   Almacenamiento Producto Terminado: Se encuentra distribuido dependiendo del cliente y el tipo de producto.

En ambos casos el tipo de almacenamiento garantiza que se cumpla el método FIFO (primero en entrar, primero en salir).

Servicios de apoyo y tecnología que se emplea: montacargas, estanterías, estibas, estibadores y básculas en los almacenes.

10.    ¿Se establecen cantidades máximas y mínimas para los productos a la hora de realizar la compra?

Si, existen cantidades mínimas de acuerdo a las cantidades mínimas de empaque, de venta del proveedor y de acuerdo a los costos logísticos.

11.    ¿Cuáles de los siguientes controles utiliza la Dirección de compras?

Presupuestos ____X___

Auditorias ___ X___

Indicadores de Gestión ___ X___

Evaluaciones del proveedor____ X___ 

Reportes estadísticos de Compras __ X___

 Otros _______  

Cuales ______

12. ¿Existe algún tipo de convenio respecto a las condiciones de pago con los proveedores? ¿Cómo funcionan esos convenios?

Sí, hay un convenio como Rebate: Es un descuento que este da por volúmenes de compra.

Las condiciones de pago son por unos días establecidos los cuales son 10 y 25 de cada mes.

Compras en consignación:

Se le pone la orden de compra al proveedor, este no factura pero al final del mes se hace un corte de consignación y en ese informe se le indica que cantidad se consumió y eso es lo que se factura.